在商业活动中，投标是一种常见的竞争方式，在某些情况下，企业可能会选择放弃投标，这时，一份正式的“放弃投标说明函”就显得尤为重要，本文将详细介绍什么是放弃投标说明函，其作用、写作要点及注意事项等。

什么是放弃投标说明函

放弃投标说明函是一种正式的商业信函，用于向招标方表达企业放弃投标的意愿，这种信函通常在投标过程中，由于某种原因，企业决定不再参与投标时使用，放弃投标说明函的撰写需要遵循一定的格式和规范，以确保信函的正式性和有效性。

放弃投标说明函的作用

1、表达放弃投标的意愿：通过放弃投标说明函，企业可以明确表达自己放弃投标的意愿，避免因未及时通知招标方而产生的误解和纠纷。

2、维护企业形象：放弃投标说明函的撰写需要遵循一定的格式和规范，这有助于维护企业的形象和信誉，通过信函的方式表达放弃投标的意愿，也可以体现企业的专业性和责任感。

3、促进商业合作：在某些情况下，放弃投标说明函可以作为企业与招标方沟通的桥梁，为未来的商业合作打下基础。

放弃投标说明函的写作要点

1、信头：包括发件人的名称、地址、联系方式等信息，以确保招标方能够轻松联系到企业。

2、收件人信息：明确指出收件人的名称、职位、联系方式等信息，以便信函能够准确送达。

3、正文内容：

a) 简要介绍企业放弃投标的原因，如项目不符合企业战略发展方向、无法满足招标要求等。

b) 表达企业放弃投标的意愿，并表示对招标方的尊重和理解。

c) 如有可能，可以提出一些建议或意见，以促进双方未来的合作。

4、礼貌地结束信函，表达对企业与招标方未来合作的期待和祝愿。

5、署名：在信函末尾署上企业的名称和发件人的姓名，以确保信函的正式性和有效性。

注意事项

1、及时性：当企业决定放弃投标时，应尽快撰写并发送放弃投标说明函，以避免因未及时通知招标方而产生的误解和纠纷。

2、格式规范：放弃投标说明函的撰写需要遵循一定的格式和规范，以确保信函的正式性和有效性，企业可以参考商业信函的写作规范，或者咨询专业人士的意见。

真实：在信函中，企业应真实、准确地表达放弃投标的意愿和原因，避免夸大或虚假陈述，这有助于维护企业的形象和信誉。

4、态度礼貌：在信函中，企业应保持礼貌、尊重的态度，表达对招标方的理解和感谢，这有助于促进双方之间的沟通和合作。

5、存档备份：企业应妥善保存放弃投标说明函的原件和副本，以备查验，可以将信函存档备份，以备未来参考和使用。

放弃投标说明函是一种正式的商业信函，用于向招标方表达企业放弃投标的意愿，通过撰写和发送放弃投标说明函，企业可以表达自己的意愿、维护企业形象、促进商业合作等，在撰写放弃投标说明函时，需要遵循一定的格式和规范，注意信函的及时性、格式规范、内容真实、态度礼貌等方面，企业应妥善保存信函的原件和副本，以备查验和未来参考使用。